Оцифруваня трудових книжок до 10 червня: що буде, якщо цього не зробити – офіційне роз’яснення

Хто надав інформацію

Інформацію надала Верховна Рада України.

Оцифруваня трудових книжок до 10 червня: що каже закон

Закон України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року, запровадив електронні трудові книжки та передбачив 5-річний перехідний період для оцифрування даних. Головною метою Закону було запровадження електронного обліку трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій і збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку?

Водночас,  якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Деталі процедури

Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

• Зберігання: Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов’язаний її зберігати.
• Сканування: Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Підтвердження страхового стажу: З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати паперову трудову книжку?

1. Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.
2. Самостійно: Працівник має можливість:
3. звернутися з паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;
4. самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Важливо:  Під час збройної агресії перехід на електронний облік трудової діяльності убезпечує від втрати або знищення паперових документів внаслідок тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо. Якщо паперова книжка втрачена, дані з неї, внесені в електронну форму, гарантують збереження страхового стажу.

УВАГА! Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Також пропонуємо підписатися на Телеграм-канал ДеДопомога, аби дізнаватися про різні види допомоги українцям.

Можливо, вам такоє буде цікаво:  Як подати для оцифрування сканкопії трудової книжки – пояснення ПФУ