Що потрібно знати і робити працівнику після оцифрування трудової книжки?

Хто надав інформацію

Інформацію надали фахівці Інспекції з питань праці та зайнятості населення. Вони оприлюднили схему дій та важливі рекомендації.

Що потрібно знати і робити працівнику після оцифрування трудової книжки

Перевірка актуальності даних

• Після внесення нових записів до оцифрованої трудової книжки зайдіть у електронний кабінет Пенсійного фонду України (ПФУ).
• Перевірте, чи новий запис відображається у вашій електронній трудовій книжці.
• Якщо запис не відображається, потрібно звернутись до роботодавця для підтвердження внесення інформації.

Узгодження з роботодавцем

• Нові записи вносяться через електронну систему роботодавцем, але заяви від працівника іноді потрібні для коректності даних.
• Переконайтесь, що дата початку і закінчення роботи, а також посада і тип роботи внесені правильно.

Фіксація змін

• Збережіть скріни або PDF із записом про нову інформацію у вашому кабінеті ПФУ. Це стане доказом у разі розбіжностей, наприклад, при призначенні пенсії або оформленні соціальних виплат.

Подання документів при потребі

Якщо ПФУ не бачить оновлення або виникає помилка:

1. Надішліть запит через кабінет ПФУ або у відділення.
2. Додайте скани наказів, заяв або підтверджувальних документів від роботодавця.
3. ПФУ внесе або скоригує дані у вашій електронній трудовій книжці.

Важливі рекомендації

• Регулярно моніторьте електронну трудову книжку, особливо після зміни роботи або підвищення на посаді.
• Зберігайте усі документи, що підтверджують трудову діяльність, оскільки вони можуть знадобитися для пенсійних або соціальних виплат.
• Якщо є розбіжності, оперативно звертайтеся до роботодавця та ПФУ, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Раніше працівник отримував готову трудову книжку на руки, і всі записи були фізично видно та підписані роботодавцем, тож особисто контролювати їх не доводилося — це був пасивний процес.

Встановити додаток

• Грошові виплати
• Продуктові набори
• Одяг
• Предмети побуту

З електронною трудовою книжкою ситуація трохи інша:

1. Дані зберігаються у цифровому вигляді, і роботодавець вносить записи через електронну систему.
2. Працівник не отримує підтвердження нових записів — він бачить їх лише після перевірки у кабінеті ПФУ.
3. Помилки чи затримки можуть впливати на пенсію, стаж або соцвиплати, тому бажано час від часу перевіряти записи, особливо після змін роботи чи підвищень.

Але це не означає, що потрібно щодня сидіти в кабінеті ПФУ. Достатньо перевіряти:

• при зміні місця роботи;
• після підвищення чи переведення;
• перед оформленням пенсії або соцвиплат.

Тобто контроль став більш активним, але він потрібен для того, щоб електронна система працювала так само надійно, як і паперова трудова книжка раніше.

Також пропонуємо підписатися на Телеграм-канал ДеДопомога, аби дізнаватися про різні види допомоги українцям.

Можливо, вам також буде цікаво: Як враховуються доходи при оформленні соцвиплат і компенсацій у травні 2026 року