Написання ділового листа — це не просто швидко надрукувати відповідь чи записати голосове в месенджері. Від того, як ви пишете листи, залежить перше враження від вашого бренду, швидкість ухвалення рішень та навіть репутація компанії. Сьогодні разом зі Школою бізнесу Нова пошта розповідаємо про базові принципи, структуру та правила ділового листування.
Як побудувати структуру ділового листа?
Діловий лист — це, наприклад, пропозиція співпраці іншій компанії, відповідь журналістам або написання претензії постачальнику щодо якості товарів. Будь-який такий лист повинен мати чітку структуру — короткий вступ, основну частину та завершення з дією або подякою. Ділимось базовою структурою ділового листа:
- «Шапка». Тут додаються реквізити (дата, вихідний номер, дані адресата та відправника тощо). Згідно з ДСТУ 4163:2020, подається у верхній частині аркуша — зліва або по центру (актуально для друкованих листів).
- Тема листа. Має бути короткою, інформативною та зрозумілою. Наприклад, «Комерційна пропозиція щодо співпраці» або «Скарга стосовно товару арт. 10040».
- Звернення. Тут ввічливо та нейтрально звертаємося до отримувача, наприклад «Доброго дня, пане Сергію» або «Шановна пані Інно». Якщо не знаєте імені адресата, пишіть просто «Доброго дня» чи «Вітаю».
- Вступ. 2-3 речення, в яких ви пояснюєте деталі своєї причини звернення.
- Основна частина. Тут головне — писати чітко та по суті. Додавайте списки та таблиці, щоб покращити читабельність тексту.
- Завершальна частина. В цій частині подякуйте адресату, а також додайте заклик до дії: наприклад, «Дякую за вашу уважність та приділений час. З нетерпінням чекатиму вашої відповіді».
- Підпис. Тут зазначте своє повне ім’я, посаду, назву компанії та свої контакти або контакти бренду.
Така структура підходить для більшості листів, але в окремих випадках її можна змінювати: для внутрішнього листування між колегами, наприклад, можливий менш формальний тон і скорочена форма.
Що важливо врахувати?
Часто однієї лише структури недостатньо: важливо також розуміти, що та як писати, в якому тоні звертатися, що є табу, а що — нормою, і так далі. В процесі написання зверніть увагу на:
- ціль листа. Визначте, чого ви очікуєте — відповіді, дії чи рішення? Ця ціль має бути зрозумілою і для адресата;
- тон спілкування. Як мінімум, ви маєте бути ввічливими, звертатися на «ви» та уникати надмірних суджень. Якщо тема серйозна, можлива й сувора офіційність.
- обсяг. Чим менше тексту, тим краще. Також пам’ятайте, що в одному листі повинна йти мова стосовно однієї теми.
- стиль. Забудьте про нецензурну лексику, сленгові слова, жаргон і діалектизми.
- орфографія. Лист не повинен містити ні орфографічних, ні лексичних, ні граматичних помилок.
Якщо ви чітко знаєте, чого хочете, формулюєте думки логічно та ставитеся з повагою до співрозмовника, тоді навіть коротке повідомлення допоможе розв’язати великі питання.
