Регулярное обеспечение офиса требует не только финансовых затрат, но и времени сотрудников. Office Better позволяет закрывать потребности компании в офисных товарах, однако перед ответственным за закупки все равно встает вопрос о формате поставок: покупать необходимые позиции оптом по мере необходимости или организовать их регулярное получение по подписке. Однозначного ответа нет — выбор зависит от характера потребления, размера команды и того, насколько стабильны потребности компании.
Что подразумевает оптовая закупка
Оптовый формат предполагает, что компания заранее определяет необходимое количество товаров и приобретает его одной или несколькими партиями. Это удобно, когда расход продукции можно достаточно точно спрогнозировать.
Например, организация может заранее заказать большой объем бумаги, хозяйственных принадлежностей или продуктов для офисной кухни. При достаточном месте для хранения такой подход позволяет сформировать запас и реже заниматься оформлением заказов. Однако крупная партия требует сразу выделить соответствующую сумму из бюджета. Кроме того, не все товары разумно приобретать с большим запасом.
Когда опт действительно удобен
Оптовая закупка лучше всего работает с товарами, потребление которых относительно стабильно. Компания может ориентироваться на статистику предыдущих месяцев и заранее рассчитывать объем следующей поставки.
Оптовый вариант может быть рациональным, если:
- расход товаров легко прогнозировать;
- в офисе достаточно места для хранения;
- компания хочет реже оформлять заказы;
- потребность в продукции меняется незначительно;
- закупка большой партии позволяет получить более выгодные условия;
- ответственному сотруднику удобно самостоятельно контролировать остатки.
При таком подходе особенно важно не путать оптовую покупку с несистемным накоплением. Большая партия имеет смысл только тогда, когда компания действительно сможет использовать ее в разумные сроки.
Что такое закупка по подписке
Подписка предполагает регулярное получение определенных товаров по заранее согласованному графику. Вместо того чтобы каждый раз отслеживать остатки и самостоятельно оформлять новый заказ, компания заранее определяет перечень и периодичность поставок.
Такой формат особенно интересен для продукции с предсказуемым расходом. Если определенный товар регулярно заканчивается примерно с одинаковой скоростью, его поставку можно планировать заранее.
При этом подписка не обязательно должна распространяться на весь ассортимент офиса. На практике логичнее выделить только те позиции, потребление которых действительно стабильно.
Где подписка выигрывает у опта
Главное преимущество регулярных поставок заключается не обязательно в цене товара. Важнее сокращение количества рутинных операций, связанных с контролем запасов и оформлением повторных заказов.
Для административного сотрудника это означает меньше действий, которые приходится выполнять вручную. Не нужно каждый раз заново вспоминать, какие товары закончились, проверять историю покупок и составлять полный список.
Кроме того, регулярный график помогает снизить риск ситуации, когда необходимые расходные материалы внезапно заканчиваются. Но для этого периодичность поставок должна соответствовать реальному потреблению.
В чем недостатки подписки
Автоматизированный график не всегда означает оптимальный расход. Если количество сотрудников изменилось, компания перешла на гибридный формат или часть продукции стала использоваться реже, прежний объем поставок может оказаться избыточным.
Что выгоднее: опт или подписка?
Сравнивать эти варианты только по стоимости одной упаковки неправильно. При оптовой покупке потенциальная экономия может сочетаться с затратами на хранение и замороженными в запасах средствами. Подписка может уменьшить административную нагрузку, но при нестабильном потреблении привести к излишкам. Какой вариант выбрать, зависит от конкретного офиса. Иногда оптимальным решением оказывается не выбор одного формата, а их сочетание.
Комбинированная модель — практичный вариант
Компания может закупать оптом товары, для которых легко спрогнозировать годовой или полугодовой расход, а по подписке получать позиции с более высокой скоростью потребления. Например, часть канцелярии можно заказывать крупными партиями, тогда как воду, кофе, бумажные полотенца и другие расходные материалы — пополнять по установленному графику.
